La Kolaborasi offline di Office dan Microsoft 365 Hal ini telah menjadi sangat penting bagi siapa pun yang bekerja jarak jauh, sering bepergian, atau bergantung pada koneksi internet yang tidak stabil. Pepatah lama "Saya tidak bisa melakukan apa pun tanpa jaringan" tidak lagi berlaku: saat ini sangat mungkin untuk terus mengedit dokumen, mengoordinasikan tim, dan memvalidasi lisensi bahkan saat terputus sementara dari internet.
Dalam panduan ini kita akan melihat, dengan tenang dan secara detail, Cara melanjutkan pekerjaan offline dengan Office dan Microsoft 365Apa sebenarnya akses offline yang diperluas, bagaimana cara mengkonfigurasinya melalui Kebijakan Grup atau Registri, apa yang terjadi pada fitur penulisan bersama di Word, Excel, dan PowerPoint saat tidak ada internet, bagaimana OneDrive, SharePoint, Outlook, dan Teams berperan dalam semua ini, dan apa yang dapat Anda lakukan jika langganan Anda memasuki mode fungsionalitas terbatas? Ini hanya memungkinkan Anda untuk melihat, bukan mengedit..
Apa arti kolaborasi offline di Office dan Microsoft 365?
Saat kita bicarakan kolaborasi offline di Office Kita tidak hanya berbicara tentang kemampuan membuka file tanpa internet, tetapi sesuatu yang lebih ambisius: Lanjutkan mengerjakan dokumen, spreadsheet, presentasi, dan catatan. tanpa konektivitas dan, kemudian, mengintegrasikan perubahan tersebut dengan anggota tim lainnya, dengan tetap mempertahankan riwayat versi, kepemilikan bersama, dan izin akses.
Di Microsoft 365, hal ini dicapai dengan menggabungkan beberapa bagian: yaitu akses lisensi offline yang diperpanjang untuk menjaga agar aplikasi tetap berjalan selama berbulan-bulan tanpa terhubung, sinkronisasi file melalui OneDrive dan SharePoint, penulisan bersama secara real-time saat Anda kembali online, dan model kolaborasi dengan pengguna eksternal (B2B, tamu grup, federasi di Skype for Business dan Microsoft Tim).
Berkat pendekatan ini, pengguna yang bekerja dari rumah, dari lokasi terpencil, atau bahkan di lingkungan yang sangat aman dan terisolasi Mereka dapat terus menggunakan Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access, dan komponen Microsoft 365 lainnya seperti biasa, bahkan jika mereka tidak membuka browser dalam waktu yang lama.
Selain itu, platform ini memungkinkan berbagai peserta—baik internal maupun eksternal organisasi Anda— berkolaborasi pada file yang samaIkuti rapat online saat ada koneksi, bagikan dokumen, dan lakukan percakapan melalui Teams, Yammer, atau email, tanpa gangguan jaringan yang sesekali menghambat pekerjaan.
Akses offline yang diperluas di Aplikasi Microsoft 365 untuk bisnis
Salah satu pilar agar Office dapat berfungsi dengan baik tanpa internet adalah... Akses offline yang diperluas dari aplikasi Microsoft 365 untuk bisnis. Fitur ini memungkinkan perangkat untuk mempertahankan aktivasi yang valid. hingga 180 hari tanpa menyambungkan kembali ke server Microsoft untuk memeriksa lisensi.
Mode ini dirancang untuk profil yang sangat spesifik: pengguna yang sering berpindah tempat. lokasi dengan konektivitas minimal atau tidak ada sama sekaliTim yang bekerja di jaringan tertutup karena alasan keamanan, atau para profesional yang menghabiskan waktu berbulan-bulan di luar kantor, misalnya dalam kampanye lapangan atau di laut. Bagi mereka, harus terhubung setiap beberapa hari sekali akan sangat tidak praktis.
Untuk menggunakan opsi ini, organisasi harus memiliki langganan Aplikasi Microsoft 365 yang aktif dan setidaknya menginstal Office 2002 pada komputer Windows. Selain itu, sangat penting bagi departemen TI untuk secara eksplisit mengaktifkan akses offline yang diperluas, baik melalui kebijakan grup atau dengan memodifikasi Registry.
Setelah dikonfigurasi, pengguna dapat terus menggunakannya seperti biasa. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access dan juga edisi berlangganan Project dan Visio di Windows, tanpa sistem memerlukan validasi terus-menerus. Satu-satunya persyaratan adalah bahwa, dari waktu ke waktu, perangkat memiliki kesempatan untuk perpanjang 180 hari tersebutkecuali dalam skenario di mana perluasan manual dikelola.
Informasi yang jelas mengenai lisensi muncul di dalam antarmuka Office itu sendiri, pada halaman akun Aplikasi Microsoft 365: nama perangkat, tanggal kedaluwarsa, dan tautan ke halaman bantuan untuk memperpanjang atau meninjau akses offline tersebut, yang memberikan ketenangan pikiran yang cukup besar bagi pengguna.
Bagaimana TI memungkinkan akses offline yang lebih lama
Pengguna akhir tidak mengaktifkan akses offline yang diperpanjang secara mandiri; Ini departemen TI. yang mempersiapkannya selama penyebaran Office. Proses dimulai dengan instalasi Aplikasi Microsoft 365 untuk bisnis pada komputer yang membutuhkannya.
Setelah Office terinstal, organisasi harus memilih opsi yang sesuai untuk “penggunaan offline yang diperpanjang”Hal ini dapat dilakukan dengan dua cara: melalui kebijakan grup (GPO), yang sangat berguna di lingkungan perusahaan dengan domain, atau dengan mengedit kunci tertentu di Registri Windows, pilihan praktis di komputer terisolasi atau skenario di mana GPO tidak digunakan.
Setelah menerapkan konfigurasi, karyawan tersebut masuk ke Windows menggunakan akun mereka. ID Masuk akun perusahaan Microsoft (dahulu Azure AD), membuka Word, Excel, atau aplikasi Office lainnya, dan validasi lisensi biasa dilakukan. Mulai saat itu, komputer diizinkan untuk tetap offline selama hingga enam bulan Menjaga agar aplikasi tetap aktif.
Di dalam jendela Akun setiap aplikasi, di bagian informasi produk, pengguna dapat memeriksa secara tepat hingga tanggal berapa aktivasi dalam mode diperpanjang tersebut berlaku, dan mengakses tautan dukungan jika mereka memerlukan detail lebih lanjut atau jika TI telah menunjukkan bahwa mereka harus perpanjang periode secara manual.
Aktifkan akses offline yang diperluas menggunakan kebijakan grup.
Di organisasi menengah dan besar, cara paling praktis untuk mengelola akses offline jangka panjang adalah dengan kebijakan kelompokDengan cara ini, konfigurasi dapat diterapkan ke ratusan atau ribuan perangkat secara terpusat dan konsisten, tanpa konfigurasi manual satu per satu pada setiap perangkat.
Hal pertama yang perlu dilakukan administrator adalah mengunduh dan menginstal Berkas templat administrasi kantor (ADMX/ADML) Templat-templat ini, yang diperbarui dari Pusat Unduhan Microsoft, mencakup opsi lisensi, khususnya pengaturan penggunaan offline yang diperpanjang.
Setelah templat dimasukkan ke dalam lingkungan GPO, Anda perlu menemukan kebijakan yang disebut... “Aktifkan penggunaan offline yang diperpanjang”Kebijakan ini, yang terletak di jalur Konfigurasi Komputer → Kebijakan → Templat Administratif → Microsoft Office → Pengaturan Lisensi, mengontrol berapa lama perangkat dapat beroperasi tanpa internet.
Mengaktifkan kebijakan ini akan menyebabkan semua komputer yang terpengaruh oleh GPO mendukung mode lisensi diperpanjang offline. Dari perspektif pengguna, hampir tidak ada perubahan yang terlihat. Aplikasi-aplikasi tersebut diaktifkan dengan cara yang sama.Namun, penghitung internal yang menentukan kapan perangkat memasuki mode fungsionalitas terbatas diperluas secara signifikan.
Jika sewaktu-waktu organisasi memutuskan untuk mengubah arah, mereka dapat dengan mudah kembali ke kebijakan yang sama, menonaktifkannya, atau membiarkannya sebagai "Tidak dikonfigurasi," dan perangkat tersebut akan kembali memerlukan pengaturan tersebut. koneksi internet yang lebih sering untuk memvalidasi langganan, seperti yang terjadi pada model standar.
Konfigurasikan akses offline yang diperluas menggunakan Registri Windows.
Di lingkungan tanpa domain, dengan sedikit mesin, atau dengan kebijakan administrasi yang berbeda, mungkin akan lebih langsung. Aktifkan akses offline yang diperpanjang dengan mengedit Registri.Meskipun membutuhkan lebih banyak perhatian, ini adalah pilihan yang didukung sepenuhnya.
Idenya adalah untuk menetapkan nilai DWORD tertentu dalam kunci kebijakan Office. Untuk mengaktifkan fungsi ini, Anda perlu membuat (atau memodifikasi) nilai tersebut. «Langganan Offline Diperpanjang» dan menetapkannya sebagai 1 di cabang Registry yang sesuai yang mengontrol lisensi Office di komputer.
Dengan nilai yang ditetapkan menjadi 1, klien memahami bahwa mereka harus mengizinkan langganan diperpanjang tanpa konektivitasJika di kemudian hari Anda ingin membalikkan situasi dan kembali ke perilaku default, cukup atur nilai yang sama menjadi 0 pada kunci yang sama, sehingga memerlukan pemeriksaan yang lebih sering lagi.
Penting untuk melakukan perubahan ini dengan izin administrator Dan, jika memungkinkan, ikuti prosedur yang didokumentasikan oleh IT untuk menghindari kesalahan. Meskipun demikian, pada tim tertentu atau dalam skenario pengujian, pendekatan ini biasanya jauh lebih cepat daripada menerapkan atau memodifikasi GPO lengkap.
Menggunakan Office saat perangkat kehilangan koneksi internet.
Setelah akses offline diperpanjang diaktifkan, perilaku Office saat jaringan terputus cukup mudah diprediksi. Jika komputer kehilangan akses internetAplikasi akan terus berfungsi dengan fitur lengkapnya hingga 180 hari sejak pemeriksaan lisensi terakhir.
Ketika ada di sekitar 15 hari sebelum kedaluwarsaPengguna menerima notifikasi di dalam aplikasi Office itu sendiri yang meminta mereka untuk terhubung ke internet guna memperbarui akun mereka. Ini memberikan waktu yang cukup untuk menemukan jaringan Wi-Fi, memasang kabel Ethernet, atau sekadar mengaktifkan hotspot seluler.
Begitu perangkat mendapatkan kembali konektivitas, aplikasi akan berkomunikasi dengan server Microsoft. perpanjang langganan dan penghitung 180 hari dimulai kembali. Selama perusahaan tetap mengaktifkan langganan, siklus ini dapat berulang tanpa batas.
Dalam kasus ekstrem, di mana benar-benar tidak mungkin untuk menghubungkan perangkat setiap enam bulan—seperti peralatan yang digunakan di fasilitas yang sangat terisolasi atau lingkungan militer yang sangat tertutup—, Microsoft menawarkan mekanisme tambahan yang dikelola TI untuk memperpanjang lisensi offline secara manual, sesuai dengan kebijakan internal.
Keterbatasan dan pertimbangan akses offline yang diperpanjang
Akses offline yang diperluas sangat ampuh, tetapi tidak mencakup semuanya. Sebagai permulaan, tidak semua aplikasi dan skenario Berikut ini termasuk di dalamnya, meskipun daftarnya cukup panjang: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access, dan edisi berlangganan Project dan Visio di Windows.
Ya, selama instalasi Office, organisasi yang memutuskan mengecualikan salah satu aplikasi ini (misalnya, Access atau Publisher) menggunakan parameter seperti ExcludeApp, aplikasi tersebut tetap tidak akan tersedia meskipun perangkat mendukung mode offline yang diperpanjang. Dengan kata lain, fitur ini tidak menginstal apa pun yang awalnya tidak diinstal.
Masalah penting lainnya adalah bahwa saat peralatan terputus Perangkat lunak ini tidak akan secara otomatis menerima fitur baru atau patch keamanan.Hal ini memaksa departemen TI untuk merancang rencana khusus untuk menerapkan pembaruan saat ada jendela konektivitas, atau melalui mekanisme offline yang disiapkan untuk lingkungan yang sangat terkontrol.
Selain itu, ada baiknya memeriksa apa perbarui saluran Versi aplikasi Microsoft 365 sedang diterima (Saluran Saat Ini, Saluran Perusahaan Bulanan, Saluran Perusahaan Setengah Tahunan, dll.), karena ketersediaan versi 2002 atau yang lebih baru —persyaratan untuk akses offline yang diperpanjang— bergantung tepat pada saluran tersebut dan jadwal rilis Microsoft.
Pada akhirnya, mode offline yang diperpanjang hanyalah satu bagian dari teka-teki yang lebih besar. strategi manajemen perangkat yang terencana dengan baikdan harus berjalan beriringan dengan kebijakan keamanan, kontrol versi, dan prosedur yang jelas untuk menginstal pembaruan dan menggunakan aplikasi dalam skenario sensitif.
Kolaborasi dengan pengguna eksternal: B2B, tamu, dan federasi
Kolaborasi modern di Microsoft 365 tidak terbatas pada kolega dengan akun internal. Banyak organisasi membutuhkan bekerja berdampingan dengan klien, pemasok, dan mitra eksternal. yang bukan bagian dari Active Directory Anda, namun tetap memerlukan akses ke dokumen, situs, atau rapat.
Untuk berbagi file dan situs, SharePoint Online dan OneDrive untuk Bisnis Mereka menawarkan berbagi eksternal yang aman, berdasarkan izin yang terperinci dan model otentikasi yang berbeda. Dimungkinkan untuk memberikan akses hanya ke dokumen atau pustaka tertentu, dan bahkan membuat tautan dengan tanggal kedaluwarsa atau batasan pengeditan.
Mengenai komunikasi waktu nyata, layanan seperti Skype for Business (dalam skenario lama) dan Microsoft Teams Mereka mengizinkan akses federasi dan tamu. Dengan cara ini, orang-orang dari perusahaan lain dapat berpartisipasi dalam obrolan, panggilan, dan rapat menggunakan identitas perusahaan mereka sendiri, tanpa perlu membuat akun internal tradisional untuk mereka.
Selain itu, fungsionalitas dari Akses tamu di grup Office 365Hal ini memungkinkan pengguna eksternal untuk ditambahkan sebagai anggota tamu grup sehingga mereka dapat berpartisipasi dalam percakapan, melihat file yang dibagikan, dan mengikuti aktivitas tanpa kehilangan detail apa pun, selalu dengan tetap menghormati kebijakan keamanan dan kepatuhan yang telah ditetapkan.
Para administrator juga memiliki laporan dan alat pemantauan yang membantu mereka meninjau siapa yang memiliki akses ke setiap sumber daya, mencabut izin jika perlu, dan memastikan bahwa model kolaborasi dengan pihak eksternal sesuai dengan aturan internal dan persyaratan peraturan sektor tersebut.
Bekerja dengan dokumen bersama secara offline: penulisan bersama dan sinkronisasi
Salah satu keunggulan utama Microsoft 365 adalah, bahkan jika Anda tidak memiliki koneksi jaringan pada saat tertentu, Anda tetap dapat melanjutkan pekerjaan. mengerjakan dokumen bersama dan kemudian menyinkronkan semuanya tanpa kehilangan perubahan. Ini terutama bergantung pada OneDrive dan SharePoint sebagai repositori cloud.
Saat Anda membuka file yang tersimpan di OneDrive atau pustaka SharePoint dari Word, Excel, atau PowerPoint (baik di desktop maupun perangkat seluler), Anda dapat melanjutkan pengeditan meskipun koneksi terputus. Jika orang lain menyentuh dokumen yang sama Pada saat yang sama, ketika Anda sedang offline, Anda tidak akan melihat perubahan mereka dan mereka juga tidak akan melihat perubahan Anda.
Segera setelah Anda terhubung kembali, aplikasi akan mendeteksi bahwa ada koneksi. pembaruan yang menunggu keputusanKlien sinkronisasi OneDrive menangani pengunggahan perubahan Anda dan pengunduhan perubahan orang lain, bahkan setelah Anda menutup program Office. Jika Anda beruntung dan tidak ada orang lain yang mengedit bagian file yang sama, prosesnya akan berjalan lancar.
Namun, jika beberapa pengguna telah memodifikasi bagian yang persis sama selama periode offline, maka hal berikut akan terjadi. konflik pengeditanDalam kasus tersebut, aplikasi akan memberi tahu Anda dan meminta Anda untuk memilih versi mana yang ingin disimpan atau bagaimana menggabungkan perubahannya, alih-alih menimpa tanpa bertanya dan menyebabkan Anda kehilangan pekerjaan orang lain.
Perilaku ini sangat relevan terutama saat Anda bekerja dengan folder yang disinkronkan secara lokal (folder OneDrive standar yang Anda lihat di File Explorer). Dokumen apa pun yang Anda simpan di sana akan tetap dapat diakses secara offline dan akan secara otomatis disinkronkan dengan cloud saat perangkat Anda kembali online, terintegrasi dengan Outlook, Teams, SharePoint, dan layanan lainnya.
Penulisan bersama di Word: penguncian paragraf dan penyelesaian konflik
Di Word, fitur penulisan bersama telah ditingkatkan secara signifikan sehingga banyak pengguna dapat menulis secara bersamaan tanpa saling mengganggu. Saat Anda masuk, program menerapkan sedikit penyesuaian. pemblokiran paragrafParagraf yang sedang Anda edit untuk sementara waktu dipesan agar orang lain tidak dapat memodifikasinya pada waktu yang sama persis.
Ketika perangkat terputus dan Anda terus mengerjakan dokumen, koordinasi waktu nyata tersebut tidak lagi memungkinkan. Hal ini membuka peluang terjadinya... dua orang atau lebih memodifikasi paragraf yang sama dengan sendirinya. Hal ini tak terhindarkan ketika tidak ada komunikasi berkelanjutan dengan server cloud.
Saat Anda menyimpan perubahan dan menyambungkan kembali, Word akan membandingkan versi file Anda dengan versi yang tersimpan di cloud. Jika mendeteksi bahwa orang lain juga telah mengedit baris yang sama, Word akan menampilkan pemberitahuan. simpan peringatan konflik agar Anda dapat memeriksa apa saja yang telah berubah.
Dari kotak dialog tersebut, Anda dapat mengakses tampilan perbandingan dari berbagai versi konten, memilih teks mana yang ingin dipertahankan, menggabungkan kontribusi, atau, jika Anda mau, mempertahankan versi orang lain. Ini sangat mirip dengan bekerja dengan fitur pelacakan perubahan, tetapi berfokus pada... menyelesaikan masalah simultan tanpa merusak pekerjaan orang lain.
Meskipun mungkin agak menjengkelkan jika diulang-ulang sering, sistem ini adalah... jaminan bahwa upaya setiap anggota tim dihargai, bahkan dalam konteks kolaborasi offline atau dengan koneksi yang sangat tidak teratur.
Penulisan bersama yang aman di Word, Excel, dan PowerPoint
Di luar mode offline, penulisan bersama di Microsoft 365 mengubah dokumen menjadi ruang kerja bersama yang dinamis. Di Word, alur kerja tipikal melibatkan menyimpan file ke OneDrive atau situs SharePoint dan dari situ, gunakan tombol "Bagikan" untuk mengundang orang lain.
Tombol itu ada di aplikasi desktop dan Word untuk web, serta di Windows File Explorer dan Mac Finder, jadi pengalaman berbagi sangat homogenSaat mengundang kolega internal atau bahkan pengguna eksternal, Anda dapat memutuskan apakah mereka hanya dapat melihat dokumen atau juga mengeditnya.
Saat pengguna yang berbeda membuka file dan mulai mengerjakannya, Anda akan melihat kursor dan modifikasinya hampir secara real time.Tergantung pada cara perubahan disimpan, Anda juga dapat menyisipkan komentar, membalas utas, dan menandai percakapan sebagai terselesaikan, dengan tetap menyimpan semua konteks di dalam dokumen itu sendiri.
Di Excel, selain penulisan bersama secara simultan, kekuatan dari versi sejarahDari menu File → Riwayat, Anda dapat meninjau siapa yang memodifikasi buku kerja dan kapan, membuka versi sebelumnya untuk membandingkannya, dan memulihkan salah satu versi jika perlu—sangat berguna ketika beberapa pengguna telah membuat perubahan signifikan dalam waktu singkat.
PowerPoint, di sisi lain, berfokus pada menampilkan dengan jelas. siapa yang mengedit setiap slide dan Fitur kolaborasi di PowerPointDi bagian atas, Anda akan melihat daftar pengguna aktif, dan dengan sekali klik, Anda dapat langsung menuju slide yang sedang dikerjakan oleh masing-masing pengguna. Fitur ini juga terintegrasi dengan mulus dengan Skype atau Teams untuk obrolan suara atau video cepat saat Anda menyesuaikan presentasi.
Outlook, OneDrive, dan berbagi file cerdas
Outlook juga menawarkan banyak hal dalam hal kolaborasi, terutama terkait... mengirim dan mengelola lampiranVersi modern meninggalkan gagasan mengirim salinan dokumen statis, dan memprioritaskan bekerja dengan file yang tersimpan di cloud.
Saat Anda mencoba melampirkan file, Outlook mungkin menyarankan Unggah secara otomatis ke OneDrive atau situs SharePoint. Alih-alih menyertakan file itu sendiri, sisipkan tautan dengan izin yang dikelola. Dengan cara ini, semua penerima dapat mengakses konten yang sama, dengan kepemilikan bersama, riwayat versi, dan tanpa memenuhi kotak masuk dengan salinan duplikat.
Peningkatan lainnya adalah daftar file terbaru yang muncul saat Anda melampirkan dokumen, sehingga memudahkan pekerjaan sehari-hari: dokumen yang baru saja Anda kerjakan biasanya sudah ada di sana, sehingga Anda tidak perlu lagi menelusuri jalur yang panjang setiap kali ingin berbagi sesuatu melalui email.
Dikombinasikan dengan Folder yang disinkronkan OneDrivePendekatan ini memungkinkan Anda untuk melanjutkan mengedit dan membuat dokumen secara offline Dan ketika perangkat kembali online, semuanya akan disinkronkan di latar belakang dan tersedia untuk dibagikan dari Outlook, Teams, SharePoint, atau aplikasi lain, tanpa upaya tambahan dari pihak Anda.
Microsoft Teams sebagai pusat kolaborasi
Bagi banyak organisasi, Microsoft Tim Kini, fitur ini menjadi pusat utama untuk obrolan, rapat, panggilan, dan file. Integrasinya dengan seluruh Microsoft 365 membuat kolaborasi menjadi jauh lebih alami, baik dengan kolega internal maupun tamu eksternal.
Dari Teams, Anda dapat mempertahankan percakapan berkelanjutan melalui saluran atau obrolan pribadi, mulai Panggilan telepon dan panggilan video hanya dengan satu atau dua klik.Anda dapat berbagi layar atau mempresentasikan dokumen Office langsung dalam rapat. File saluran disimpan di pustaka SharePoint, sementara file obrolan pribadi disimpan di OneDrive, semuanya dengan dukungan untuk penulisan bersama dan sinkronisasi offline.
Platform ini juga memungkinkan mengundang pengguna eksternal dengan aman ke tim atau saluran tertentu, sehingga mereka dapat berpartisipasi dalam operasional proyek sehari-hari tanpa perlu terintegrasi penuh sebagai karyawan. Kemampuan ini bekerja sangat baik dengan berbagi eksternal SharePoint dan OneDrive serta dengan grup Office 365 dengan tamu.
Terakhir, Teams menawarkan tab yang dapat disesuaikan di setiap saluran, tempat Anda dapat menyematkan konten. Halaman SharePoint, buku catatan OneNote, dasbor Power BI dan banyak aplikasi lainnya, memastikan bahwa informasi yang relevan untuk tim selalu tersedia dengan mudah dalam satu ruang kerja.
SharePoint dan hubungannya dengan Teams dan OneDrive
SharePoint tetap menjadi mesin konten Pada sebagian besar implementasi Microsoft 365, Anda dapat membuat situs tim, situs komunikasi, pustaka dokumen, dan halaman dengan berita internal atau sumber daya penting untuk proyek.
Halaman beranda SharePoint biasanya menampilkan secara sekilas hal-hal berikut: aktivitas situs terkini yang menjadi bagian Anda, serta jalan pintas ke yang paling sering Anda gunakan. Ini sangat mempercepat awal hari karena dengan cepat menempatkan Anda pada proyek-proyek yang sedang Anda kerjakan.
Integrasi dengan Teams sangat mudah: dari sebuah saluran, Anda dapat menekan tombol "+" untuk tambahkan tab tipe SharePoint lalu pilih halaman atau pustaka yang ingin Anda tampilkan. Dari situ, semua anggota tim akan melihat konten tersebut tanpa meninggalkan Teams, sehingga mengurangi kebutuhan untuk beralih antar aplikasi.
Dikombinasikan dengan OneDrive, model ini memungkinkan dokumen yang tersimpan di situs SharePoint juga dapat diakses. disinkronkan secara lokal di komputer, siap untuk bekerja secara offline, dan ketika ada koneksi jaringan, aplikasi ini memulihkan kepemilikan bersama dan riwayat versi tanpa pengguna perlu melakukan hal khusus apa pun.
OneNote, Sway, dan Yammer: kolaborasi kreatif dan sosial.
Kolaborasi di Microsoft 365 bukan hanya tentang "dokumen klasik." Alat-alat seperti OneNote, Sway, dan Yammer Mereka menyediakan lapisan yang lebih kreatif dan sosial, yang juga mendapat manfaat dari kemampuan untuk bekerja tanpa konektivitas terus-menerus.
OneNote bekerja seperti buku catatan bersama Ideal untuk rapat, sesi brainstorming, atau proyek yang melibatkan banyak orang. Setiap pengguna dapat mencatat secara bersamaan di bagian atau halaman yang berbeda, dengan catatan siapa yang menulis setiap entri—sangat berguna untuk pelacakan di kemudian hari.
Sway diarahkan untuk menciptakan presentasi interaktif dan narasi visualAplikasi ini memiliki fitur bernama "Sways near me" yang memudahkan dua pengguna yang berada di dekat satu sama lain untuk menghubungkan perangkat mereka dengan cepat dan mulai berkolaborasi pada konten yang sama dengan memanfaatkan kedekatan (misalnya, melalui WiFi atau Bluetooth).
Saat Anda mengundang kolaborator terdekat dan mengirimkan undangan berbagi, Anda berdua dapat mengedit Sway secara bersamaan, dengan menggabungkan foto dan video yang diambil dari ponsel merekaIni sangat praktis untuk mendokumentasikan kunjungan klien, konferensi, acara perusahaan, atau perjalanan bisnis di mana koneksi mungkin terputus-putus.
Berkat kemampuan berbagi iOS, dimungkinkan juga untuk mengirim Sway langsung dari iPhone atau iPad melalui email, pesan, media sosial, atau bahkan ke buku catatan OneNote, menyederhanakan distribusi konten yang dibuat tanpa perlu proses yang rumit.
Yammer melengkapi ekosistem ini sebagai jaringan sosial internal perusahaanPlatform ini memungkinkan Anda untuk membuat komunitas yang memiliki minat yang sama, mengumpulkan ide dari karyawan di berbagai departemen dan zona waktu, meluncurkan survei, mendiskusikan proposal, dan melacak inisiatif lintas fungsi, semuanya sambil menjaga percakapan tetap berada di satu tempat dan dapat diakses oleh seluruh organisasi.
Masalah umum pada Office 365 mode offline dan hanya baca
Salah satu isu yang menimbulkan banyak pertanyaan adalah perilaku dari Office 365 saat Anda bekerja offline Kemudian muncul pesan yang ditakuti: "produk tidak berlisensi" atau "Anda hanya dapat melihat dokumen, tidak dapat mengedit atau menyimpan." Beberapa pengguna telah mengomentari situasi ini: seharusnya, cukup dengan menghubungkan secara berkala sudah cukup, tetapi dalam praktiknya, aplikasi terkadang memasuki mode fungsionalitas terbatas lebih cepat dari yang diharapkan.
Dalam model berlangganan standar (tanpa akses offline yang diperpanjang), Office membutuhkan Periksa lisensi secara berkala.Hal ini biasanya terjadi setiap 30 hari sekali. Jika terlalu banyak waktu berlalu tanpa perangkat menghubungi server aktivasi, aplikasi akan berhenti bekerja dengan kapasitas penuh dan memasuki mode di mana aplikasi hanya mengizinkan pembukaan dokumen dalam mode baca saja.
Saat Anda masuk kembali dan terhubung ke internet dalam keadaan tersebut, semuanya kembali normal, tetapi saat Anda offline, Anda menemukan bahwa Anda tidak dapat mengedit atau menyimpanHal ini cukup membuat frustrasi dan mendorong sebagian pengguna untuk mempertimbangkan kembali ke versi lisensi permanen seperti Office 2010.
Untuk meminimalkan masalah ini, penting untuk memastikan bahwa langganan aktif dan pengguna masuk menggunakan akun yang sesuai. akun yang benar yang terkait dengan lisensi dan bahwa perangkat tersebut telah berhasil terhubung setidaknya sekali selama periode yang diharapkan. Jika skenario kerja mengharuskan untuk tidak terhubung selama lebih dari 30 hari, maka organisasi harus mempertimbangkan dengan serius untuk mengaktifkan fitur tersebut. Akses offline yang diperluas atau menggunakan model lisensi alternatif yang dirancang untuk lingkungan tanpa konektivitas.
Dalam praktiknya, yang baik perencanaan Manajemen TI—menentukan komputer mana yang membutuhkan mode akses terbatas ini, secara berkala memeriksa status lisensi, dan memberikan instruksi yang jelas kepada pengguna—biasanya cukup untuk menghindari sebagian besar insiden yang terkait dengan mode baca-saja yang tidak terduga.
Kombinasi lisensi yang terkonfigurasi dengan baik, sinkronisasi file dengan OneDrive dan SharePoint, penulisan bersama di Word, Excel, dan PowerPoint, integrasi Outlook, Teams, dan SharePoint, serta dukungan untuk alat-alat seperti OneNote, Sway, dan Yammer, menjadikan ekosistem Microsoft 365 sangat andal. memungkinkan Anda untuk terus berkolaborasi bahkan ketika koneksi gagalsambil tetap menjaga keamanan, kontrol versi, dan fleksibilitas yang dibutuhkan oleh pekerjaan modern.
