Excel terus menjadi salah satu alat yang paling banyak digunakan dalam bidang akuntansi dan keuangan, terutama karena fleksibilitasnya, kemudahan penggunaannya, dan kemampuannya untuk beradaptasi baik pada bisnis kecil maupun departemen keuangan perusahaan besar. Meskipun ada berbagai program yang dirancang untuk manajemen akuntansi, banyak pengguna terus menggunakan fungsi akuntansi dan keuangan Excel sebagai alat utama mereka untuk mengatur, menganalisis, dan menyajikan data keuangan secara efisien.
Dari penganggaran, analisis profitabilitas, dan pengendalian arus kas hingga pembuatan laporan dan dasbor yang disesuaikan, Excel menawarkan berbagai fungsi keuangan dan akuntansi. Artikel ini membahas cara memanfaatkan fungsi-fungsi ini secara optimal untuk meningkatkan manajemen bisnis, memanfaatkan potensi penuhnya tanpa harus menggunakan perangkat lunak yang lebih rumit.
Mengapa menggunakan fungsi akuntansi dan keuangan Excel?
Excel menonjol karena kemampuannya untuk beradaptasi dengan berbagai tingkat kompleksitas akuntansi.Baik pekerja lepas maupun bisnis besar dapat menggunakan spreadsheet untuk mencatat pendapatan, pengeluaran, hutang dan piutang, penyusutan, pajak, dan banyak lagi.
Di antara keunggulan utamanya adalah:
- Aksesibilitas dan biaya rendahBanyak perusahaan sudah memiliki perangkat lunak Microsoft Office, jadi menggunakan Excel tidak memerlukan investasi tambahan.
- Template mudah dibuat dan disesuaikan: memungkinkan Anda merancang buku akuntansi, grafik, tabel amortisasi, dan lembar kontrol yang disesuaikan dengan setiap model bisnis.
- Fungsi keuangan terintegrasiExcel menyertakan rumus keuangan tingkat lanjut yang membantu perhitungan seperti nilai sekarang, nilai masa depan, suku bunga, dan lain-lain.
- Visualisasikan data: Dengan menggunakan tabel dan grafik yang dinamis, laporan akuntansi visual dapat dibuat untuk memudahkan pengambilan keputusan.
Fungsi keuangan utama Excel
Meskipun Excel berisi ratusan rumus, ada beberapa fungsi utama yang khususnya berguna untuk akuntansi dan keuangan. Berikut ini, kami akan membahas beberapa fungsi yang paling umum digunakan:
Fungsi PV (Nilai Sekarang)
Rumusnya =VA(tingkat, nper, pmt, , ) Digunakan untuk menghitung nilai sekarang dari suatu investasi dengan pembayaran berkala. Sangat berguna dalam studi kelayakan dan penilaian bisnis.
- perhatian: tingkat bunga per periode
- nper: total pembayaran periodik
- sore: pembayaran dilakukan setiap periode
- vf: nilai masa depan (opsional)
- jenis: 0 atau 1, menunjukkan apakah pembayaran dilakukan di awal atau akhir periode
Fungsi FV (Nilai Masa Depan)
Fungsi itu =VF(laju, nper, pmt, , ) Aplikasi ini memungkinkan Anda menghitung berapa nilai investasi di masa mendatang, dengan asumsi suku bunga tetap. Aplikasi ini ideal untuk proyeksi keuangan.
Fungsi RATE (Suku Bunga)
Untuk menghitung tingkat bunga atas transaksi dengan pembayaran berkala, kami menggunakan =TINGKAT(nper, pmt, va, , , )Ini adalah kunci untuk membandingkan produk keuangan.
Fungsi NPER (Jumlah Periode)
Memungkinkan Anda menentukan berapa kali Anda akan mengumpulkan atau melunasi investasi atau utang. Diterapkan dengan rumus =NPER(tingkat, pmt, va, , ).
fungsi PEMBAYARAN
dengan =PMT(tingkat, nper, va, , ) Kami menghitung jumlah setiap pembayaran berkala yang diperlukan untuk melunasi utang. Sangat berguna untuk pinjaman, hipotek, atau leasing.
Fungsi akuntansi dan statistik penting lainnya
Excel juga menawarkan fungsi statistik dan database yang penting untuk tugas akuntansi. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara memanfaatkan fungsi-fungsi ini dalam manajemen keuangan Anda, Anda dapat berkonsultasi dengan kami Panduan lengkap untuk fungsi pencarian dan referensi di Excel.
- HITUNG dan AKAN HITUNG: menghitung sel dengan atau tanpa nilai numerik.
- COUNTIF dan COUNTIFS: berguna untuk memfilter data berdasarkan memenuhi satu atau beberapa kondisi.
- AVERAGEIF dan AVERAGEIFS KESELURUHAN: nilai rata-rata yang memenuhi kriteria tertentu.
- MEDIAN, MODUS, STDEV: memungkinkan analisis data akuntansi yang lebih mendalam.
Aplikasi praktis Excel dalam manajemen akuntansi
Excel lebih dari sekadar alat entri data.Bila digunakan dengan benar, sistem ini memungkinkan kontrol menyeluruh atas informasi keuangan entitas mana pun. Berikut ini beberapa aplikasi praktisnya:
Memantau pinjaman dan jalur kredit
Membuat tabel amortisasi di Excel sangatlah sederhana.Lembar ini memungkinkan Anda melihat pembayaran bulanan, pokok, dan bunga yang dibayarkan. Anda juga dapat membandingkan berbagai produk keuangan.
Anggaran perbendaharaan
Pemantauan arus kas secara mingguan atau bulanan dapat dilakukan dengan menggunakan lembar kerja Excel yang disesuaikan. Cukup buat lembar perkiraan pembayaran yang ditautkan dengan saldo bank untuk melihat apakah diperlukan pembiayaan tambahan atau apakah transfer antar rekening harus dilakukan.
Catatan akuntansi
Lembar kerja Excel yang terstruktur dengan baik dapat menggantikan jurnal klasikUntuk melakukan ini, disarankan untuk membuat file dengan lembar terpisah untuk area yang berbeda: jurnal, pendapatan, pengeluaran, faktur, neraca, dll.
Rekonsiliasi rekening bank dan akuntansi
Excel memudahkan untuk meninjau rekening bank dan melakukan rekonsiliasi. Rumus bersyarat dan tabel dinamis Mereka membantu membandingkan transaksi akuntansi dengan laporan bank.
Laporan keuangan khusus
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang unikExcel memungkinkan Anda membuat laporan ad hoc untuk mengekstrak atau menampilkan data relevan berdasarkan jenis bisnis: profitabilitas berdasarkan produk, penyimpangan anggaran, tanggal penagihan/pembayaran, dll.
Akuntansi penggajian dan sumber daya manusia
Berkat Excel hal ini menjadi mungkin Buat templat yang mengatur gaji, pemotongan, jaminan sosial, dan pengelompokan berdasarkan pusat biayaHal ini juga memungkinkan pembuatan entri akuntansi bulanan secara otomatis.
Dasbor dan desain dasbor
Dasbor yang baik membantu manajer membuat keputusan yang tepat. Excel memungkinkan Anda menggabungkan berbagai lembar kerja dengan informasi terkonsolidasi untuk menawarkan tampilan bisnis yang lebih komprehensif. gambaran umum situasi keuanganDi sini Anda dapat menampilkan rasio, KPI, grafik interaktif, dan perbandingan waktu.
Template akuntansi yang berguna di Excel
Ada banyak templat gratis yang tersedia di Excel dan alat online seperti Google Sheets:
- Buku pendapatan dan pengeluaran
- Rekonsiliasi bank
- Neraca keuangan
- Arus kas
- Anggaran tahunan
Selain itu, banyak pengguna memilih untuk membuat templat mereka sendiri agar sesuai dengan operasi harian mereka.
Tips untuk mendapatkan hasil maksimal dari Excel dalam keuangan
- Gunakan satu dokumen dengan beberapa lembar untuk setiap aspek akuntansi: pendapatan, pembayaran, pelanggan, pemasok, dll.
- Hindari file duplikatJika Excel dimodifikasi oleh banyak pengguna, sebaiknya bekerja di cloud (Google Drive, OneDrive).
- Tetapkan aturan penggunaan yang jelas untuk semua karyawan yang menggunakan lembar ini.
- Tinjau dokumen secara berkala akuntan untuk mendeteksi kesalahan atau perbaikan yang diperlukan.
Keuntungan dan keterbatasan Excel dalam akuntansi
keuntungan
- Tidak diperlukan biaya tambahan, karena banyak perusahaan sudah memiliki Office atau dapat menggunakan alternatif gratis seperti LibreOffice.
- Sentralisasi informasi: Semua data dapat berada dalam satu file yang dapat diakses oleh komputer.
- Visualisasi yang kaya: bagan, warna, filter, dll. membantu untuk lebih memahami data.
- Dapat disesuaikan untuk berbagai penggunaan: dari pengendalian biaya hingga pengelolaan penggajian atau inventaris.
kerugian
- Tidak secara otomatis diperbarui dengan perubahan hukum atau pajak.Memerlukan perawatan manual.
- Kesulitan bekerja dalam tim, kecuali digunakan di cloud.
- Masalah kinerja dengan volume data yang besar.
- Kemungkinan kesalahan manusia jika aturan penggunaan yang jelas tidak ditetapkan.
Kapan sebaiknya Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi dan bukan Excel?
Untuk operasi sederhana, Excel mungkin lebih dari cukup. Namun, ketika kompleksitas dan volume transaksi meningkat, disarankan untuk bermigrasi ke perangkat lunak akuntansi khusus.
Beberapa manfaat dari program ini adalah:
- Pembaruan otomatis jika terjadi perubahan pada Rencana Akuntansi Umum atau undang-undang perpajakan.
- Koneksi dengan bank, e-commerce atau lembaga pajak.
- Otomatisasi entri akuntansi dan pelaporan waktu nyata.
- Keamanan dan kontrol akses yang lebih baik berdasarkan peran pengguna.
Ada solusi ERP seperti Holded yang mengintegrasikan akuntansi, faktur, inventaris, penggajian, dan banyak lagi ke dalam satu lingkungan yang dapat diakses dari mana saja.
Menguasai fungsi akuntansi Excel tidak hanya memungkinkan kontrol keuangan yang tangkas dan dapat disesuaikan, tetapi juga menghemat biaya dan waktu. Baik Anda wiraswasta, UKM, atau bagian dari tim keuangan, meluangkan waktu untuk mengonfigurasi spreadsheet dengan benar akan menghasilkan manajemen yang lebih profesional, dengan visibilitas data yang lebih baik dan dukungan nyata untuk pengambilan keputusan bisnis. Bagikan panduan ini dan bantu orang lain menggunakan fungsi akuntansi dan keuangan Excel..